29 Jan 2020

Tugas Pokok dan Fungsi

PROGRAM KERJA 

BAGIAN ADMINISTRASI AKADEMIK DAN KEMAHASISWAAN (BAAK) 

SEKOLAH TINGGI ILMU KESEHATAN (STIK) Sint Carolus 

TAHUN AJARAN 2020/2021 

 

 

  1. SASARAN MUTU 

  1. Meningkatkan Ketepatan Waktu Kegiatan Herregistrasi dan KRS Online; 

  1. Meningkatkan Pelayanan Teknis dan Administratif Akademik  Kemahasiswaan dan Alumni; 

  1. Meningkatkan Ketepatan Pelaporan Data Mahasiswa ke Forlap PDDikti;  

  1. Meningkatkan Ketepatan Waktu Penerimaan Ijazah, Transkrip dan SKPI; 

  1. Mengembangkan Proses Digitalisasi Dokumen Untuk Efisiensi Database Akademik; 

  1. Menyempurnakan Sistem Informasi Akademik. 

 

 

  1. PROGRAM KERJA BAGIAN ADMINISTRASI AKADEMIK DAN KEMAHASISWAAN STIK Sint Carolus 2020/2021 

 

No 

PROGRAM KERJA 

NAMA KEGIATAN 

INDIKATOR PENCAPAIAN 

BULAN 

IX 

X 

XI 

XII 

I 

II 

III 

IV 

V 

VI 

VII 

VIII 

SEMESTER GANJIL 

SEMESTER GENAP 

I 

ADMINISTRASI AKADEMIK 

1 

PMB 

Update Pedoman PMB 

Pedoman PMB 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2 

Registrasi online  

  1. Koordinasi dengan seluruh mahasiswa (aktif, cuti dll) 

KRS online dan her registrasi dan terlaksananya kegiatan bimbingan PA serta teridentifikasi mahasiswa aktif dan tidak aktif 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  1. Koreksi jumlah mahasiswa aktif di semester tersebut 

Teridentifikasi mahasiswa aktif dan tidak aktif 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  1. Menginformasikan ke Prodi mahasiswa aktif dan tidak aktif. 

Teridentifikasi mahasiswa aktif dan tidak aktif 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3 

Pelaporan data mahasiswa ke PD DIKTI 

  1. Koreksi data mahasiswa sebelum input ke PD DIKTI 

Terkoneksinya data mahasiswa, MK, data perkuliahan (KRS, nilai, aktifitas mengajar dosen), aktifitas kuliah mahasiswa, status mhswa 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  1. Input data ke PD DIKTI 

Terinputnya seluruh data akademik ke dalam PD DIKTI (forlap) dan rekap pelaporan sudah 100%. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4 

Pelaporan nilai  

Input nilai 

Teruploadnya nilai dalam sistem SIMPATI 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5 

Proses cetak dan distribusi ijazah dan transkrip dan SKPI 

  1. Koreksi data mahasiswa 

Terkumpulnya data dan foto mahasiswa 1 bulan sebelum wisuda dan terkoneksinya data dan foto sesuai standar. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  1. Koreksi judul tugas akhir/skripsi/tesis 

Terkumpulnya dan terkoreksinya judul tugas akhir/ skripsi/ tesis 1 bulan sebelum wisuda 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  1. Pemesanan blanko ijazah, transkrip. 

Tersedianya blanko ijazah, transkrip. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  1. Cetak Ijazah 

Tercetaknya ijazah dengan benar sesuai program studi. Status akreditasi program studi telah sesuai dengan SK terbaru 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  1. Cetak transkrip 

Terverifikasinya data nilai, judul pada transkrip serta terverifikasinya data pada SKPI 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

6 

Pengarsipan perkuliahan semester 

  1. Penggunaan pelaksanaan KRS 

Terinformasinya pengumuman KRS melalui whats up group, pengumuman, dan website 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  1. Rapat veriifkasi nilai  

Terlaksananya rapat verifikasi nilai 1 bulan sebelum perkuliahan dimulai 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

II 

PENINGKATAN TATA KELOLA ADMINISTRASI AKADEMIK 

1 

Pengarsipan dokumen SK Akreditasi Institusi dan setiap PS 

  1. Koordinasi dengan BPM SK akreditasi Institusi dan seluruh prodi yang terbaru 

 

Terupdatenya SK akreditasi untuk setiap PS dan institusi 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  1. Scan SK akreditasi yang baru 

Tersimpannya salinan SK akreditasi dalam bentuk hardcopy dan softcopy 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  1. Upload dokumen SK akreditasi ke web STIK Sint Carolus 

Terupdatenya SK akreditasi untuk setiap PS di web STIK 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3 

Pengembangan web STIK dengan memasukkan kolom BAAK 

Penataan dan pengaturan menu dan isi website BAAK 

Menu dan konten website BAAK telah terintegrasi dalam web STIK 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4 

Peningkatan atta kelola administrasi akademik 

Peninjauan SOP administrasi akademik sesuai dengan ketentuan  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  1. Identifikasi SOP administrasi akademik 

 

Teridentifikasi-nya SOP administrasi akademik 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  1. Peninjauan dan revisi SOP administrasi akademik 

Terevisinya SOP adminitrasi sesuai standar dan disahkan oleh pimpinan dan BPM 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  1. Pengarsipan dokumen secara layak 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  1. Penataan fisik dokumen akademik surat cuti, pindah, keluar secara beruruta sesuai prodi dan TA 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  1. Penyimpanan ijazah dan transkrip lama yang belum diambil oleh lulusan 

Teridentifikasi dan tersimpannya ijazah dan transkrip yang belum terambil dengan aman dan layak dalam lemari khusus  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  1. Digitalisasi dokumen  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  1. Koordinasi terkait menu/ database akademik digitaslisasi dokumen 

Tersedianya menu database akademik digitalisasi dokumen  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  1. Scan ijazah, transkrip dan SKPI 

Terscannya ijazah dan transkrip nilai asli lulusan 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

III 

PENGEMBANGAN SDM 

1 

Pelatihan operator 

Pelatihan operator Feeder Forlap DIKTI oleh LLDIKTI III 

Pelaporan sudah sesuai ketentuan DIKTI dengan target laporan 100% 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Jakarta, 23 Agustus 2020 

 

 

Ns. Maria Lousiana S, SKep., M.Biomed 

Waket 1 Bidang Akademik 

 

 

Yuni Istiananingsih, M.Keb

Ka. BAAK 

 

        

 

 

Daftar Menu